KYOCERA “aconselha” escritório jurídico sobre o gerenciamento de seu fluxo de trabalho diário

PROBLEMA

Um escritório jurídico dependia da utilização de equipamentos multifuncionais para digitalizar e enviar arquivos para pastas sem contar com um protocolo de gerenciamento de documentos consistente. Isso resultava, frequentemente, na perda ou armazenamento incorreto de documentos.

SOLUÇÃO

Implementamos um sistema de fluxo de trabalho de documentos utilizando o DMS Link e o PinPoint Scan. Os aplicativos da KYOCERA permitiram que os equipamentos multifuncionais se conectassem ao sistema de gerenciamento de documentos existente, simplificando os processos de armazenamento e arquivamento.

HISTÓRIA

O DMS Link permitiu que os equipamentos multifuncionais da KYOCERA se conectassem ao sistema de gerenciamento de documentos já existente da empresa; isso também facilitou uma hierarquia de pastas e uma convenção de nomenclatura para simplificar os processos de armazenamento e arquivamento.

O PinPoint Scan permitiria que os funcionários digitalizassem os documentos para os seus PCs ou Macs com um PIN de segurança, diretamente a partir de seus equipamentos multifuncionais da KYOCERA conectados à rede, concedendo um acesso seguro às pastas, assim como uma forma fácil de recuperação de documentos a partir de suas estações.

O revendedor KYOCERA configurou o DMS Link para oferecer duas árvores de pastas e para alertar o usuário sobre os nomes dos documentos e clientes. O representante adicionou, ainda, um teclado ao equipamento multifuncional para dar maior rapidez ao processo de inserção de dados. O PinPoint Scan foi configurado para fornecer acesso baseado em PIN às pastas específicas da administração a partir de seus PCs ou Macs.

Os funcionários do escritório acharam que o novo sistema é facilmente utilizável. Eles conseguem enviar novos documentos, além de documentações arquivadas, para as pastas corretas, seguindo um protocolo de nomeação consistente.

Agora, os arquivos podem ser recuperados de uma forma mais produtiva e, graças ao PinPoint Scan, a administração passou a contar com um acesso seguro aos seus arquivos específicos.

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