Um escritório jurídico com alta dependência de documentos digitalizados desiste do processo de múltiplas etapas

PROBLEMA

Uma firma de advocacia com alta dependência de documentos digitalizados desperdiçava tempo e dinheiro com um processo de múltiplas etapas que era muito trabalhoso.

SOLUÇÃO

Equipamentos multifuncionais TASKalfa com DMS Link, aplicativo da KYOCERA que conecta equipamentos multifuncionais ao sistema de gerenciamento de documentos já existente. O distribuidor dinamizou o fluxo de trabalho, eliminando a necessidade de recolocar os nomes dos arquivos todas as vezes que uma digitalização for feita.*

HISTÓRIA

Em uma firma de advocacia movimentada, muito tempo e mão-de-obra essencial para seus casos eram gastos na digitalização de documentos. Todas as vezes que uma folha era digitalizada - mesmo em lotes - o usuário tinha que digitar o nome do documento, designá-lo para um número de caso e escolher onde armazená-lo.

Nas buscas por propostas para dinamizar o processo, um provedor sugeriu uma solução que incluía recursos opcionais que o cliente não precisava e não tinha condições de adquirir. O distribuidor KYOCERA, no entanto, forneceu uma solução que atendia às necessidades do cliente e que cabia em seu orçamento.

A firma expandiu seu sistema para nove equipamentos multifuncionais KYOCERA 4500i em preto e branco com DMS LINK 4.0. Também incluiu reconhecimento ótico de caracteres (OCR), para converter automaticamente documentos digitalizados em texto editável. Lotes de documentos são agora digitalizados de forma rápida, facilmente pesquisáveis e disponíveis imediatamente. O sistema demonstrou que seu uso economizava tempo e dinheiro.

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A abordagem da KYOCERA Total Document Solutions baseia-se na identificação das necessidades de cada cliente, desenvolvendo uma solução personalizada, uma combinação única de hardware, software e serviços, que faz com que seu negócio tenha mais produtividade.

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